6 Lösungen für schnellere Finanzabschlüsse und präzisere Planung im Mittelstand

Der Monatsabschluss zählt für viele Finance-Teams in mittelständischen Unternehmen zu den aufwendigsten wiederkehrenden Aufgaben. Informationen müssen aus unterschiedlichen Systemen zusammengetragen, Abstimmungen manuell erledigt und Berichte in Tabellenkalkulationen vorbereitet werden. Häufig stehen die endgültigen Ergebnisse deshalb erst rund zwei Wochen nach Monatsende zur Verfügung. Zu diesem Zeitpunkt wurden wichtige Entscheidungen oft bereits auf Grundlage älterer oder geschätzter Werte getroffen.

Unternehmen, die diesen Prozess verbessert haben, setzen nicht einfach auf zusätzliches Personal oder mehr Überstunden im Finance-Team. Stattdessen nutzen sie Werkzeuge, die manuelle Tätigkeiten reduzieren, Daten miteinander verbinden und verlässliche Informationen für Entscheidungen bereitstellen. Die folgenden sechs Lösungen können dabei eine zentrale Rolle spielen.

1. Sage ERP: Gemeinsame Basis für Finanzmanagement und Unternehmensressourcen

Sage ERP schafft die Grundlage für effizientere Abschlussprozesse und eine bessere Finanzplanung. Sage 100 richtet sich an mittelständische Unternehmen, während Sage X3 für wachstumsstarke oder international tätige Betriebe konzipiert ist. Beide ERP-Lösungen bündeln Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Einkauf und Controlling in einer gemeinsamen Datenbasis.

Werden Geschäftsvorgänge in Echtzeit erfasst und stammen die relevanten Informationen aus einem zentralen System, lassen sich viele besonders zeitintensive manuelle Schritte beim Monatsabschluss vermeiden. Auswertungen, die zuvor mehrere Tage beanspruchten, können innerhalb weniger Minuten verfügbar sein. Dadurch gewinnt das Finance-Team mehr Zeit für Analysen und strategische Aufgaben.

Weshalb das relevant ist: Ein leistungsfähiges ERP-System bildet die Basis für die weiteren Vorteile der hier genannten Lösungen. Ohne eine verlässliche und integrierte Datenstruktur können Investitionen in Analyse und Planung ihr volles Potenzial nicht ausschöpfen.

2. Tableau: Plattform für Business Intelligence und visuelle Datenanalyse

Auch wenn alle benötigten Informationen bereits im ERP vorhanden sind, müssen sie so aufbereitet werden, dass Führungskräfte sie unmittelbar nutzen können. Tableau lässt sich mit Sage ERP verbinden und stellt Finanzkennzahlen in interaktiven visuellen Dashboards dar. Diese aktualisieren sich automatisch und können von den Mitgliedern des Führungsteams jederzeit aufgerufen werden.

Statt monatliche Berichtspakete zu erstellen, deren Aufbereitung mehrere Stunden dauert und deren Inhalte zum Zeitpunkt der Präsentation bereits veraltet sein können, erhalten Führungskräfte laufenden Zugriff auf aktuelle Finanzkennzahlen. Die Informationen stehen dadurch in einer Form zur Verfügung, die schnelle und fundierte Entscheidungen unterstützt.

Weshalb das relevant ist: Klar dargestellte und direkt zugängliche Daten werden eher in Entscheidungsprozesse einbezogen. Tableau macht die im ERP vorhandenen Informationen für das gesamte Führungsteam leichter verständlich und unmittelbar nutzbar.

3. Staffbase: System für gezielte interne Kommunikation

Schnellere Abschlüsse und fundiertere Planungen entfalten ihren Wert nur dann vollständig, wenn die daraus entstehenden Erkenntnisse und Entscheidungen auch wirksam innerhalb des Unternehmens vermittelt werden. Staffbase ist eine Plattform für interne Unternehmenskommunikation, über die Finance-Teams und Führungskräfte Finanzergebnisse, strategische Beschlüsse und relevante Aktualisierungen strukturiert an die passenden Mitarbeitendengruppen weitergeben können.

Unternehmen, die ihre Finanzkommunikation verbessern, berichten regelmäßig von stärkerem Engagement, einem besseren Verständnis der Unternehmensziele und einer engeren Ausrichtung der Teams an den finanziellen Prioritäten.

Weshalb das relevant ist: Mehr finanzielle Transparenz unterstützt die gemeinsame Ausrichtung verschiedener Teams. Gleichzeitig schafft sie eine wichtige Voraussetzung dafür, strategische Planungen in konkrete operative Maßnahmen zu übertragen.

4. Salesforce: CRM-Lösung mit Fokus auf Umsatzinformationen

Eine häufige Ursache ungenauer Finanzplanungen im Mittelstand ist die Trennung von Vertriebs- und Finanzdaten. Während das Vertriebsteam im CRM arbeitet, nutzt die Finanzabteilung das ERP. Muss die Verbindung zwischen beiden Systemen manuell hergestellt werden, entstehen Verzögerungen und zusätzliche Fehlerquellen.

Wird Salesforce mit Sage ERP verknüpft, können im CRM erfasste Aufträge automatisch als gebuchte Umsätze in das ERP übernommen werden. Umsatzprognosen stützen sich dadurch auf aktuelle Pipeline-Daten anstelle historischer Durchschnittswerte. Finance und Vertrieb greifen auf dasselbe Datenbild zu.

Weshalb das relevant ist: Die Integration von CRM und ERP verringert die Informationslücke zwischen Vertriebsaktivitäten und Finanzplanung. Dadurch können Umsatzprognosen deutlich zuverlässiger werden.

5. Pigment: Lösung für strategische Finanzplanung und Analyse

Statische Jahresbudgets in Tabellenkalkulationen bilden nur einen bestimmten Zeitpunkt ab. Sobald sich die tatsächlichen Rahmenbedingungen verändern, verlieren sie schnell an Aktualität. Pigment ist eine Finanzplanungsplattform, die direkt mit Sage ERP verbunden werden kann und ein dynamisches Planungsmodell erzeugt. Dieses aktualisiert sich automatisch, sobald neue Ist-Daten einfließen.

Finance-Teams, die Pigment einsetzen, beschreiben regelmäßig eine grundlegende Veränderung ihrer Funktion. Statt sich überwiegend mit Berichten über vergangene Entwicklungen zu beschäftigen, kann die Finanzabteilung stärker an der Gestaltung der zukünftigen Unternehmensentwicklung mitwirken. Szenarioanalysen, rollierende Forecasts und Personalplanungen beruhen dabei auf aktuellen Daten und nicht lediglich auf Annahmen.

Weshalb das relevant ist: Planungen auf Grundlage aktueller Ist-Daten sind präziser und praktischer nutzbar als Modelle, die auf veralteten Momentaufnahmen basieren. Damit entsteht eine bessere Grundlage für fundierte strategische Entscheidungen.

6. Personio: HR-Plattform für Personal- und Kostensteuerung

In den meisten mittelständischen Unternehmen zählen Personalkosten zu den größten Ausgabenposten. Gleichzeitig gehören sie häufig zu den Kostenbereichen, deren Entwicklung in Echtzeit nur eingeschränkt sichtbar ist. Werden HR- und Gehaltsdaten lediglich einmal monatlich in das Finanzsystem übertragen, arbeitet das Finance-Team bei Budgetierung und Forecasting mit Informationen, die bereits nicht mehr aktuell sein können.

Personio verbindet HR und Lohnabrechnung mit Sage ERP. Dadurch können Personalveränderungen wie Neueinstellungen, Gehaltsanpassungen oder Austritte unmittelbar in der Finanzplanung berücksichtigt werden. Die Finanzabteilung erhält so ein aktuelles Bild eines der wichtigsten Kostentreiber im Unternehmen.

Weshalb das relevant ist: Aktuelle Personalkostendaten im ERP ermöglichen realistischere Budgets, präzisere Forecasts und fundiertere Entscheidungen zu Wachstum und Ressourceneinsatz.

Antworten auf häufige Fragen

Ab welchem Punkt lohnt sich für ein mittelständisches Unternehmen eine bessere Finanzinfrastruktur?

Der passende Zeitpunkt liegt häufig früher, als viele Unternehmen vermuten. Typische Warnsignale sind ein Monatsabschluss, der regelmäßig länger als eine Woche dauert, ein Finance-Team, das mehr Zeit mit manuellen Datenübertragungen als mit Analysen verbringt, oder Führungsentscheidungen, die auf unvollständigen beziehungsweise veralteten Zahlen beruhen. Treten solche Probleme regelmäßig auf, können die Kosten der bestehenden Situation bereits höher sein als die Investitionen in leistungsfähigere Systeme.

Welcher Zeitraum ist für die Einführung eines neuen ERP-Systems im Mittelstand üblich?

Bei mittelständischen Unternehmen beträgt die typische Implementierungsdauer drei bis sechs Monate. Entscheidend sind dabei die Komplexität der Anforderungen und die Zahl der benötigten Schnittstellen. Ein erfahrener Implementierungspartner mit Branchenkenntnis sowie ausreichende interne Ressourcen gehören zu den wichtigsten Voraussetzungen für einen termingerechten und reibungslosen Projektabschluss.

Kann ein ERP-System sämtliche anderen Softwarelösungen im Unternehmen ersetzen?

Nein. Moderne ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, mit spezialisierten Best-of-Breed-Lösungen aus anderen Unternehmensbereichen zusammenzuarbeiten. Die offene Architektur von Sage ERP ermöglicht die Integration von CRM-, HR-, Business-Intelligence- und weiteren Systemen über standardisierte Schnittstellen. Das ERP übernimmt dabei die Rolle des zentralen Datenkerns, der Informationen aus den übrigen Lösungen zusammenführt und konsolidiert.

Welche Argumente helfen dabei, die Geschäftsführung von einer ERP-Investition zu überzeugen?

Besonders überzeugend sind konkrete Kennzahlen. Dazu zählen etwa die Stunden, die das Finance-Team jeden Monat für manuelle Prozesse aufwendet, die Kosten bereits entstandener Fehlentscheidungen oder Verzögerungen und der mögliche Vorteil schnellerer Entscheidungen auf Basis verfügbarer Echtzeit-Daten. Ein nachvollziehbarer Vergleich zwischen den aktuellen Kosten, den erwarteten Investitionsausgaben und dem möglichen Mehrwert ist in der Regel wirkungsvoller als allgemeine Aussagen über Effizienzsteigerungen.

Was trägt dazu bei, dass Mitarbeitende ein neues ERP-System tatsächlich verwenden?

Zu den größten Hürden bei der Akzeptanz gehören unzureichende Schulungen, nicht eindeutig definierte Prozesse und der Eindruck, dass das neue System mehr Aufwand verursacht, als es einspart. Eine sorgfältige Implementierung beginnt deshalb mit einer umfassenden Prüfung bestehender Abläufe, legt neue Prozesse eindeutig fest und führt die Mitarbeitenden strukturiert an das System heran. Change Management ist dabei kein optionales Zusatzthema, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor für jedes ERP-Projekt.